Acuerdo de licencia de OptimaxPRO 2.0

1. Partes

De una parte, LINFOCA Profesionales Informáticos, S.L., con NIF B91428698 y domicilio en Polígono Las Ciencias, Nave 14, 41720 Los Palacios y Villafranca (Sevilla), España (en adelante, «LINFOCA»), titular del software y de la marca OptimaxPRO.

De otra, la persona física o jurídica titular del taller identificada con la razón social, el NIF y el domicilio que figuran en su ficha fiscal dentro de la aplicación y en la pantalla de aceptación (en adelante, «el Cliente» o «el Taller»).

Quien acepta este Acuerdo en nombre del Cliente declara tener poder suficiente para obligarle. La aceptación se realiza por una persona identificada con su cuenta de usuario y queda registrada conforme a la cláusula 15.

2. Objeto

LINFOCA concede al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y sin derecho de sublicencia sobre el servicio en la nube OptimaxPRO 2.0 (en adelante, «el Servicio»), un sistema de gestión para talleres de reparación de vehículos al que se accede por internet, en la modalidad de software como servicio (SaaS).

El Servicio comprende el plan contratado, los módulos que van incluidos en la licencia, los complementos («addons») que el Cliente contrate, los créditos de consumo (por ejemplo, estimaciones con inteligencia artificial o consultas a la DGT) y las actualizaciones que LINFOCA publique durante la vigencia del Acuerdo.

El plan, el precio, la periodicidad y los complementos contratados en el momento de la aceptación se congelan junto a ella y se muestran en la pantalla de Licencia de la aplicación. Cualquier cambio posterior que el Cliente solicite y LINFOCA aplique desde su consola queda sujeto a este mismo Acuerdo sin necesidad de nueva firma.

El Servicio se presta tal y como está publicado en cada momento. LINFOCA puede mejorar, ampliar o sustituir funcionalidades siempre que no reduzca de forma sustancial lo esencial del plan contratado.

3. Alta, periodo de prueba y entrada en vigor

El Acuerdo entra en vigor en el momento de su aceptación en pantalla y se aplica desde el primer acceso del Cliente al Servicio.

Si el alta incluye un periodo de prueba gratuito, durante el mismo no se emite ningún recibo. Al terminar la prueba, y salvo que el Cliente haya solicitado la baja, el Servicio continúa con el plan y el precio que figuren en su pantalla de Licencia y se inicia la facturación.

La aceptación de este Acuerdo no condiciona la facturación de un servicio ya contratado: si el Cliente utiliza el Servicio, debe la cuota correspondiente aunque la aceptación en pantalla se produzca más tarde.

4. Precio, facturación y pago

El Cliente paga la cuota del plan y de los complementos contratados con la periodicidad elegida (mensual o anual), por adelantado, más el IVA y cualquier otro impuesto aplicable. Los créditos de consumo se pagan en el momento de su compra y no caducan salvo que se indique lo contrario en la pantalla de Licencia.

LINFOCA emite la factura al inicio de cada periodo y la pone a disposición del Cliente por medios electrónicos. El Cliente acepta recibir las facturas en formato electrónico.

El pago se realiza por domiciliación bancaria conforme al mandato SEPA del Anexo I. El Cliente mantendrá una cuenta con fondos suficientes y comunicará a LINFOCA cualquier cambio de cuenta con al menos diez días de antelación al siguiente cargo.

LINFOCA puede actualizar los precios comunicándolo al Cliente con al menos treinta días de antelación por correo electrónico o mediante aviso dentro de la aplicación. Si el Cliente no está conforme, puede resolver el Acuerdo antes de la fecha de efecto sin penalización. El uso del Servicio después de esa fecha supone la aceptación del nuevo precio.

El impago o la devolución de un recibo genera el derecho de LINFOCA a repercutir los gastos bancarios de devolución y, transcurridos quince días desde el aviso al Cliente sin regularización, a suspender el acceso al Servicio conforme a la cláusula 14. Los importes debidos devengan el interés de demora previsto en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre.

Los precios de la licencia no incluyen los servicios prestados por terceros que el Cliente contrate por su cuenta (por ejemplo, tasas de organismos públicos, mensajería de WhatsApp Business o pasarelas de pago), salvo que LINFOCA los ofrezca expresamente como complemento con su precio.

5. Mandato de adeudo directo SEPA

Con la aceptación de este Acuerdo, el Cliente firma la orden de domiciliación de adeudo directo SEPA CORE de carácter recurrente que figura en el Anexo I a favor de LINFOCA, con los datos del deudor, la cuenta de cargo y el firmante que el Cliente introduce en la pantalla de aceptación.

La referencia única del mandato se genera en el momento de la firma y queda visible en la pantalla de Licencia. Esa referencia identificará todos los recibos que LINFOCA presente al cobro bajo este Acuerdo.

El Cliente puede revocar el mandato o cambiar la cuenta de cargo comunicándolo a LINFOCA; la revocación sin sustitución por otro medio de pago aceptado por LINFOCA equivale a la solicitud de baja del Servicio.

En su condición de deudor, el Cliente tiene derecho a ser reembolsado por su entidad bancaria en los términos y condiciones del contrato suscrito con la misma; la solicitud de reembolso deberá efectuarse dentro de las ocho semanas siguientes a la fecha de adeudo en cuenta.

6. Obligaciones del Cliente

El Cliente se obliga a:

• Usar el Servicio conforme a la ley, a este Acuerdo y a las instrucciones publicadas, y únicamente para la gestión de su propia actividad.
• Mantener veraces y actualizados sus datos fiscales, de contacto y de pago, y responder de la exactitud de los datos que introduzca (en particular, de las facturas que emita con el Servicio y de los registros de facturación que de ellas se deriven).
• Apoderar a LINFOCA ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para presentar en su nombre los registros de facturación y las comunicaciones que la normativa sobre sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023 y Veri*Factu) exija. El apoderamiento se otorga en la sede electrónica de la AEAT, con el alcance que esta tenga establecido para ese trámite, dentro de los treinta días siguientes a la firma de este Acuerdo y, en todo caso, antes de la fecha en que la remisión de registros resulte obligatoria para el Cliente. El Cliente lo mantendrá en vigor mientras dure el Servicio, comunicará a LINFOCA sin demora cualquier revocación o limitación y volverá a otorgarlo si la AEAT lo hace caducar. Hasta que el apoderamiento conste otorgado, LINFOCA no remitirá registros en nombre del Cliente, aunque la función esté activada en la aplicación, y las consecuencias de la falta de remisión son del Cliente. LINFOCA le facilitará las instrucciones para otorgarlo y le avisará en la aplicación mientras falte.
• Custodiar las credenciales de acceso de sus usuarios, asignar a cada persona su propia cuenta, retirar el acceso a quien deje de estar autorizado y comunicar a LINFOCA sin demora cualquier uso no autorizado.
• Cumplir, como responsable del tratamiento, las obligaciones que la normativa de protección de datos le impone frente a sus clientes, empleados y proveedores, incluida la información sobre el tratamiento y, cuando proceda, la obtención del consentimiento. LINFOCA facilita textos de ejemplo en la aplicación, cuya adecuación al caso concreto es responsabilidad del Cliente.
• No intentar acceder a datos de otros talleres, no descompilar ni reproducir el software, no utilizar el Servicio para desarrollar un producto competidor, no revender el acceso y no introducir en él contenidos ilícitos o que vulneren derechos de terceros.
• Asumir que la información que el Servicio elabora con inteligencia artificial (estimaciones de daños, sugerencias, textos generados) es orientativa y que la decisión final sobre presupuestos, reparaciones y facturas es siempre suya.

7. Obligaciones de LINFOCA

LINFOCA se obliga a:

• Prestar el Servicio con la diligencia propia de un proveedor profesional, con un objetivo de disponibilidad del 99,5 % mensual, excluidos los mantenimientos programados (que se anunciarán con al menos veinticuatro horas de antelación y se realizarán preferentemente fuera del horario laboral), las incidencias de terceros ajenos a LINFOCA y los supuestos de fuerza mayor.
• Realizar copias de seguridad diarias de los datos del Cliente y conservarlas al menos treinta días.
• Atender las consultas e incidencias del Cliente a través de los canales de soporte publicados, en días laborables y en horario de oficina, con prioridad a las incidencias que impidan trabajar.
• Mantener el Servicio actualizado frente a los cambios normativos que le afecten (en particular, los de facturación y los tributarios), en los plazos que la norma exija.
• Tratar los datos del Cliente exclusivamente según el Anexo II y aplicar las medidas de seguridad allí descritas.
• Informar al Cliente de cualquier cambio sustancial en el Servicio o en este Acuerdo con la antelación prevista en la cláusula 13.

8. Servicios prestados en nombre del Cliente y servicios de terceros

Determinadas funciones del Servicio suponen que LINFOCA actúe, por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente, frente a terceros o mediante proveedores externos. Al activar cada una de esas funciones desde la aplicación, el Cliente autoriza expresamente a LINFOCA para lo que sigue, en la medida en que la función lo requiera:

• Facturación electrónica y Veri*Factu. Remitir a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en nombre del Cliente como obligado tributario y en calidad de representante o colaborador social, los registros de facturación que el Servicio genera con arreglo al Real Decreto 1007/2023 y a su normativa de desarrollo, con el certificado y los medios técnicos de LINFOCA. Para ello el Cliente apodera a LINFOCA en la sede electrónica de la AEAT en los términos y plazos de la cláusula 6, sin cuyo apoderamiento no se remite nada, y responde de que los datos de las facturas son ciertos y completos. LINFOCA responde de que el sistema informático de facturación cumple los requisitos técnicos aplicables.
• Consultas a la Dirección General de Tráfico y a otros registros públicos. Realizar en nombre del Cliente consultas de datos de vehículos (por matrícula o bastidor) a través de los servicios habilitados al efecto. El Cliente declara que solo consultará vehículos respecto de los cuales tiene un encargo de reparación, tasación o compraventa u otro interés legítimo, y que las tasas y los créditos que cada consulta consuma corren de su cuenta.
• Inteligencia artificial. Enviar a proveedores de modelos de inteligencia artificial las fotografías, descripciones y datos que el Cliente aporte para obtener estimaciones de daños, sugerencias de intervención u otros resultados. El Cliente no aportará más datos personales de los necesarios (por ejemplo, evitará fotografías con personas) y acepta que el resultado es orientativo. LINFOCA puede utilizar de forma agregada y sin datos identificativos los pares «estimación / peritación real» de los talleres para mejorar la precisión del sistema, en beneficio de todos ellos.
• Comunicaciones con los clientes del Taller. Enviar, en nombre y con la identidad del Cliente, mensajes por correo electrónico, SMS, WhatsApp, notificaciones o enlaces públicos (presupuestos, avisos de vehículo listo, recordatorios, encuestas, campañas de fidelización) a las personas que el Cliente indique. El Cliente responde de contar con base legítima para cada comunicación y respetará las normas sobre comunicaciones comerciales.
• Web pública del Taller. Publicar en internet, bajo la dirección que LINFOCA asigne o bajo un dominio del Cliente, los contenidos (textos, fotografías, horarios, ofertas, textos legales) que el Cliente introduzca, de cuya licitud y derechos responde el Cliente.
• Integraciones. Intercambiar datos con los sistemas de terceros que el Cliente conecte (por ejemplo, plataformas de peritación, entidades financieras, aseguradoras, proveedores de recambios o pasarelas de pago). Cada integración se rige además por las condiciones del tercero, que el Cliente acepta por su cuenta.
• Otros servicios. Cualquier función que LINFOCA incorpore al Servicio en el futuro y que requiera actuar en nombre del Cliente frente a terceros o tratar sus datos mediante un proveedor externo quedará cubierta por esta cláusula y por el Anexo II desde el momento en que el Cliente la active, sin necesidad de nueva firma, salvo que LINFOCA establezca condiciones particulares para ella, en cuyo caso se presentarán para su aceptación antes de activarla.

El Cliente puede desactivar cada una de estas funciones en cualquier momento desde la aplicación. La desactivación no afecta a lo ya realizado ni a los créditos ya consumidos.

9. Propiedad intelectual y datos del Cliente

El software, su código, su diseño, sus bases de datos de estructura, su documentación y las marcas OptimaxPRO y LINFOCA son propiedad de LINFOCA o de sus licenciantes. Este Acuerdo no transmite al Cliente ningún derecho sobre ellos distinto del uso descrito en la cláusula 2.

Los datos que el Cliente introduce en el Servicio (clientes, vehículos, órdenes, presupuestos, facturas, empleados, fotografías, documentos) son del Cliente. El Cliente concede a LINFOCA la licencia necesaria para alojarlos, procesarlos, copiarlos y transmitirlos con el único fin de prestar el Servicio y cumplir este Acuerdo.

LINFOCA puede elaborar y utilizar datos estadísticos agregados y anonimizados sobre el uso del Servicio, que no permitan identificar al Cliente ni a sus clientes, para mejorar el producto y para fines analíticos o comerciales.

Los catálogos, baremos, tarifas y contenidos de terceros disponibles a través del Servicio pertenecen a sus titulares y se usan bajo las condiciones que estos establezcan.

10. Protección de datos personales

En la prestación del Servicio, LINFOCA trata por cuenta del Cliente datos personales de los clientes, contactos, empleados, proveedores y demás personas cuyos datos el Cliente introduzca. Respecto de ellos, el Cliente es el responsable del tratamiento y LINFOCA su encargado, en los términos del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). El contenido del encargo se recoge en el Anexo II, que forma parte de este Acuerdo, y la lista de subencargados en el Anexo III.

Respecto de los datos de las personas que actúan en nombre del Cliente (administradores y usuarios de la aplicación, personas de contacto, firmante del mandato), LINFOCA es responsable del tratamiento con la finalidad de gestionar la relación contractual, prestar el soporte, facturar y cumplir sus obligaciones legales; la base es la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales. Los datos se conservan mientras dure la relación y, después, durante los plazos de prescripción legal. Los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a sales@linfoca.com, y reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.

El Cliente informará a las personas que actúen en su nombre del contenido de este apartado.

11. Confidencialidad

Cada parte tratará como confidencial la información de la otra a la que acceda con motivo de este Acuerdo (en particular, los datos de negocio del Cliente y la información técnica y comercial de LINFOCA), no la revelará a terceros salvo a quienes necesiten conocerla para cumplir el Acuerdo y bajo un deber equivalente, y solo la utilizará para los fines del Acuerdo.

No se considera confidencial la información que sea pública sin incumplimiento de esta cláusula, que la parte receptora ya conociera legítimamente o que deba revelarse por obligación legal o requerimiento de una autoridad, en cuyo caso se informará a la otra parte cuando sea lícito hacerlo.

Esta obligación subsiste durante cinco años tras la terminación del Acuerdo y, respecto de los datos personales, indefinidamente.

12. Garantías y responsabilidad

LINFOCA garantiza que dispone de los derechos necesarios para licenciar el Servicio y que este funcionará sustancialmente conforme a su documentación. Salvo lo anterior, el Servicio se presta sin otras garantías, dado que su resultado depende de los datos que el Cliente introduzca, de su conexión a internet y de servicios de terceros.

La responsabilidad total de LINFOCA frente al Cliente por todos los conceptos derivados de este Acuerdo se limita al importe de las cuotas pagadas por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho que la origine. Quedan excluidos el lucro cesante, la pérdida de negocio y los daños indirectos. Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o negligencia grave, ni a los daños que la ley no permita limitar.

El Cliente responde frente a LINFOCA y frente a terceros de los daños derivados del uso del Servicio contrario a este Acuerdo o a la ley, de la inexactitud de los datos que introduzca y de las comunicaciones que ordene enviar.

Ninguna parte responde del incumplimiento debido a fuerza mayor, incluidas las caídas generalizadas de proveedores de infraestructura, redes o servicios públicos ajenos a su control.

13. Duración, baja y modificaciones

El Acuerdo tiene duración indefinida. El Cliente puede solicitar la baja en cualquier momento y sin plazo de preaviso, por correo electrónico a sales@optimaxpro.com o por cualquier otro medio escrito dirigido a LINFOCA; la baja surte efecto al final del periodo de facturación en curso y no da derecho a la devolución de cuotas ya pagadas, salvo en el supuesto de la cláusula 4 (cambio de precio no aceptado) o de incumplimiento de LINFOCA.

Tras la baja, el Cliente dispone de treinta días para exportar sus datos desde la aplicación o solicitar a LINFOCA una copia en formato electrónico de uso común. Transcurrido ese plazo, LINFOCA suprime los datos del Cliente, salvo los que deba conservar por obligación legal (por ejemplo, los registros de facturación y las facturas emitidas a LINFOCA), que quedan bloqueados hasta que prescriban las responsabilidades.

LINFOCA puede modificar este Acuerdo comunicándolo al Cliente con al menos treinta días de antelación. Si la modificación es sustancial, la nueva versión se presentará para su aceptación en pantalla; si el Cliente no la acepta, puede resolver el Acuerdo antes de la fecha de efecto sin penalización. Las modificaciones exigidas por un cambio legal o que solo amplíen o mejoren el Servicio pueden aplicarse desde su comunicación.

Cada versión del Acuerdo lleva un identificador de versión y una huella digital del texto, que se conservan junto a la aceptación para que ambas partes puedan comprobar qué texto exacto se aceptó.

14. Suspensión y resolución

LINFOCA puede suspender total o parcialmente el acceso al Servicio, previo aviso cuando sea posible, en caso de impago no regularizado en el plazo de la cláusula 4, de uso que ponga en riesgo la seguridad o la integridad del Servicio o de otros clientes, de requerimiento de una autoridad o de incumplimiento grave de este Acuerdo. Durante la suspensión los datos del Cliente se conservan y la cuota sigue devengándose.

Cualquiera de las partes puede resolver el Acuerdo por incumplimiento grave de la otra que no se subsane en quince días desde el requerimiento escrito. La resolución por impago o por incumplimiento del Cliente no le exime de las cuotas devengadas.

A la terminación, por cualquier causa, se aplica lo previsto en la cláusula 13 sobre exportación y supresión de datos.

15. Comunicaciones y firma electrónica

Las comunicaciones entre las partes se realizarán por correo electrónico a las direcciones que consten en la aplicación (la del Cliente, en su ficha; la de LINFOCA, sales@linfoca.com) o mediante avisos dentro de la propia aplicación. El Cliente mantendrá actualizada una dirección de correo de contacto.

El Cliente acepta este Acuerdo, el mandato del Anexo I y el encargo del Anexo II mediante su aceptación en pantalla por un usuario identificado con su cuenta y contraseña y con permisos de administración del Taller. LINFOCA registra la identidad del usuario, la fecha y hora, la versión y la huella del texto aceptado, los datos del mandato y los datos técnicos de la conexión (dirección IP y navegador). Las partes reconocen a ese registro el valor de firma electrónica conforme al Reglamento (UE) 910/2014 y a la Ley 6/2020, y lo aceptan como prueba de la celebración del Acuerdo.

El Cliente puede consultar en todo momento el texto vigente del Acuerdo en la aplicación (pantalla de Licencia y dirección /acuerdo) y solicitar a LINFOCA una copia del registro de su aceptación.

16. Disposiciones generales, ley aplicable y jurisdicción

El Cliente no puede ceder este Acuerdo sin el consentimiento de LINFOCA, salvo a quien le suceda en la titularidad del Taller comunicándolo por escrito. LINFOCA puede cederlo a una sociedad de su grupo o a quien adquiera el negocio de OptimaxPRO, garantizando las mismas condiciones.

Si alguna cláusula se declara nula, el resto del Acuerdo mantiene su validez y la cláusula nula se sustituirá por otra válida que se aproxime a su finalidad.

Este Acuerdo, con sus anexos, sustituye a cualquier acuerdo o condiciones anteriores sobre el mismo objeto, incluidas las condiciones de la versión 1.0 de OptimaxPRO para los clientes que migren a la 2.0.

El Acuerdo se rige por la ley española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Sevilla capital, con renuncia a cualquier otro fuero, salvo que la ley imponga uno distinto.